Home / Projectmanagement / Sleutel tot succesvolle verandering na je project

Sleutel tot succesvolle verandering na je project

Illustratie mensen
© Nvnkarthik | Dreamstime.com – People Gear Photo

In één van mijn projecten vroeg de opdrachtgever mij: Maar zorg je er dan ook voor dat mijn medewerkers bekend raken met de veranderingen die wij met dit project gaan realiseren? Een terechte vraag. Tegelijkertijd was ik echter ook erg verrast door zijn vraag.

Want wat is de zin van een verandering doorvoeren als de verandering niet wordt gedeeld en overgedragen aan degenen die door de verandering worden geraakt en die zelfs verantwoordelijk zijn voor het continu blijven welslagen en verbeteren van de verandering?

Toch, wat voor mij vanzelfsprekend is, is dat lang niet voor iedereen. Regelmatig kom ik met bedrijven in gesprek waar geklaagd wordt dat medewerkers eigenlijk helemaal niet weten wat zij nu precies moeten doen met het nieuwe systeem of veranderde proces. Of dat zij een nieuwe applicatie maar voor 10-15% benutten omdat zij niet op de hoogte zijn welke mogelijkheden er nog meer zijn.

 

Gemiste kans

Ik vind oprecht dat dit een gemiste kans is voor een projectmanager. Elke projectmanager is in mijn ogen verplicht er voor te zorgen dat de opgeleverde resultaten goed overgedragen en verankerd worden in de organisatie. Nog meer dan dat zelfs. Bij elke overdracht hoort ook een stukje training in continu verbeteren van het resultaat.

Hoe? Overdragen en borgen kan op verschillende manieren. Maar alles draait om communicatie. Communicatie voor, tijdens en na het project. Zorg dat de verandering geaccepteerd wordt.

Door al voor het project alle betrokkenen te informeren, te motiveren en mee te nemen in de gevolgen van de verandering voor hun werk win je al veel, heel veel. Eventuele weerstand, tips, feedback en verborgen agenda’s kunnen in die fase al opgepakt en (deels) overwonnen worden.

Tijdens het project is communicatie net zo cruciaal. Leg uit waar het project mee bezig is en doe dit met vaste regelmaat. En vertel vooral waaróm! Iedereen wil weten waarom iets gedaan wordt en wat dit voor hem of haar (werk) betekent. Ook in deze fase kom je weerstand en verborgen agenda’s tegen, ongetwijfeld. Die zijn er altijd en zullen altijd blijven. Je streven is deze naar boven te halen om er wat mee te kunnen doen. Om er over in gesprek te gaan en om brede acceptatie te krijgen van de verandering.

En weet je, nog veel makkelijker is om het volgende te onthouden misschien:

S = K x A

Succesvolle verandering realiseer je door de gewenste Kwaliteit te leveren EN door brede Acceptatie van de verandering in de organisatie. Acceptatie creëer je door communicatie en duidelijkheid, door uitleggen en goed overdragen.

Tot slot nog een waardevolle tip: zorg voor ambassadeurs van de verandering in je project. De medewerkers en managers die volledig achter de verandering staan, die er in geloven. Dit scheelt jou als projectmanager veel tijd in organiseren, communiceren, opleiden, trainen enzovoort. En het effect is grandioos!

Heb jij ook tips en ervaringen hoe je een projectresultaat goed geborgd krijgt in de organisatie?

Ik ontvang ze graag!

Top