Home / Ontslagrecht / Geen goed gevuld personeelsdossier? Geen ontslag.

Geen goed gevuld personeelsdossier? Geen ontslag.

Ontslag van een medewerker is onmogelijk zonder goed gevuld personeelsdossier.

Op het moment dat je voor een voldongen feit staat is er vaak geen weg terug. Dit geldt zeker als je na een prettige samenwerking met een medewerker op enig moment toch tegenover elkaar komt te staan vanwege een verschil van mening. Dit laat zich bij voorkeur oplossen door hierover in gesprek te gaan met de medewerker, al dan niet met de hulp van een (onafhankelijke) HR-adviseur of mediator. In het meest vervelende geval ontstaat er echter een grimmige conflictsituatie waarbij de hulp van een jurist, advocaat of rechter onomkeerbaar wordt.

In beide situaties is het van uitermate groot belang dat gesprekken, relevante documenten (zoals brieven en mails) en afspraken schriftelijk vastgelegd zijn in een personeelsdossier.

Disfunctioneren en op non-actiefstelling

Als jouw medewerker disfunctioneert, kan dat reden zijn over te gaan tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst.
Als werkgever ben je verplicht om bij jouw verzoek tot ontslag goed onderbouwd aan te kunnen tonen dat je aan jouw plichten als goed werkgever hebt voldaan. Je kan hier alleen aan voldoen door een goed gevuld personeelsdossier.

Met ingang van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015 is het zelfs niet langer mogelijk dat een ontslagverzoek op basis van een cocktail van ontbindingsgronden wordt goedgekeurd. Dossieropbouw wordt dus nóg belangrijker!

Denk bij een goed gevuld personeelsdossier aan gespreksverslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, voor akkoord ondertekend door de medewerker. Maar ook aan gespreksverslagen van waarschuwingsgesprekken en kopieën van waarschuwingsbrieven.
Ook als je de medewerker op non-actief stelt of vrijstelt van arbeid nadat je hem of haar herhaaldelijk hebt gewaarschuwd, bewaar dan een kopie van de schriftelijke aankondiging van de ‘op non-actiefstelling’ inclusief motivatie in het personeelsdossier.

Passend werk en scholingsplicht

Bij een exit-traject ben je als werkgever vanaf 2015 ook verplicht om – indien beschikbaar – passend werk aan te bieden aan je medewerker. Zorg er voor dat je alle communicatie hierover schriftelijk vastlegt en dat je de medewerker voor akkoord laat ondertekenen als er afspraken uit voortvloeien.

Nieuw is ook dat er een wettelijke scholingsplicht geldt als uitwerking van het goed werkgeverschap.

Leg gesprekken en afspraken hierover ook schriftelijk vast in het personeelsdossier!